PENGERTIAN COBIT
Control Objective for Information and related Technology, disingkat COBIT, adalah suatu panduan standar praktik manajemen teknologi informasi. Standar COBIT dikeluarkan oleh IT Governance Institute yang merupakan bagian dari ISACA. COBIT 5 merupakan versi terbaru.
COBIT memiliki 4 cakupan domain, yaitu :
² Perencanaan dan organisasi (plan and organise)
² Pengadaan dan implementasi (acquire and implement)
² Pengantaran dan dukungan (deliver and support)
² Pengawasan dan evaluasi (monitor and evaluate)
Maksud utama COBIT ialah menyediakan kebijakan yang jelas dan good practice untuk IT governance, membantu manajemen senior dalam memahami dan mengelola risiko-risiko yang berhubungan dengan IT.
COBIT menyediakan kerangka IT governance dan petunjuk control objective yang detail untuk manajemen, pemilik proses bisnis, user dan auditor.
SEJARAH COBIT
COBIT pertama kali diterbitkan pada tahun 1996, kemudian edisi kedua dari COBIT diterbitkan pada tahun 1998. Pada tahun 2000 dirilis COBIT 3.0 dan COBIT 4.0 pada tahun 2005. Kemudian COBIT 4.1 dirilis pada tahun 2007 dan saat ini COBIT yang terakhir dirilis adalah COBIT 5.0 yang dirilis pada tahun 2012.
COBIT merupakan kombinasi dari prinsip-prinsip yang telah ditanamkan yang dilengkapi dengan balance scorecard dan dapat digunakan sebagai acuan model (seperti COSO) dan disejajarkan dengan standar industri, seperti ITIL, CMM, BS779, ISO 9000.
KRITERIA INFORMASI BERDASARKAN COBIT
Untuk memenuhi tujuan bisnis, informasi perlu memenuhi kriteria tertentu, adapun 7 kriteria informasi yang menjadi perhatian COBIT, yaitu sebagai berikut:
² Effectiveness (Efektivitas). Informasi yang diperoleh harus relevan dan berkaitan dengan proses bisnis, konsisten dapat dipercaya, dan tepat waktu.
² Effeciency (Efisiensi). Penyediaan informasi melalui penggunaan sumber daya (yang paling produktif dan ekonomis) yang optimal.
² Confidentially (Kerahasiaan). Berkaitan dengan proteksi pada informasi penting dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi/tidak berwenang.
² Intergrity (Integritas). Berkaitan dengan keakuratan dan kelengkapan data/informasi dan tingkat validitas yang sesuai dengan ekspetasi dan nilai bisnis.
² Availability (Ketersediaan). Fokus terhadap ketersediaan data/informasi ketika diperlukan dalam proses bisnis, baik sekarang maupun dimasa yang akan datang. Ini juga terkait dengan pengamanan atas sumber daya yang diperlukan dan terkait.
² Compliance (Kepatuhan). Pemenuhan data/informasi yang sesuai dengan ketentuan hukum, peraturan, dan rencana perjanjian/kontrak untuk proses bisnis.
² Reliability (Handal). Fokus pada pemberian informasi yang tepat bagi manajemen untuk mengoperasikan perusahaan dan pemenuhan kewajiban mereka untuk membuat laporan keuangan.
Manfaat dan Pengguna COBIT
Secara manajerial target pengguna COBIT dan manfaatnya adalah :
² Direktur dan Eksekutif
Untuk memastikan manajemen mengikuti dan mengimplementasikan strategi searah dan sejalan dengan TI.
Untuk memastikan manajemen mengikuti dan mengimplementasikan strategi searah dan sejalan dengan TI.
² Manajemen
Untuk mengambil keputusan investasi TI.
Untuk keseimbangan resiko dan kontrol investasi.
Untuk benchmark lingkungan TI sekarang dan masa depan.
Untuk mengambil keputusan investasi TI.
Untuk keseimbangan resiko dan kontrol investasi.
Untuk benchmark lingkungan TI sekarang dan masa depan.
² Pengguna
Untuk memperoleh jaminan keamanan dan control produk dan jasa yang dibutuhkan secara internal maupun eksternal.
Untuk memperoleh jaminan keamanan dan control produk dan jasa yang dibutuhkan secara internal maupun eksternal.
² Auditors
Untuk memperkuat opini untuk manajemen dalam control internal.
Untuk memberikan saran pada control minimum yang diperlukan.
Untuk memperkuat opini untuk manajemen dalam control internal.
Untuk memberikan saran pada control minimum yang diperlukan.
KERANGKA KERJA COBIT
Kerangka kerja COBIT terdiri dari tujuan pengendalian tingkat tinggi dan struktur klasifikasi secara keseluruhan, yang pada dasarnya terdiri tiga tingkat usaha pengaturan TI yang menyangkut manajemen sumber daya TI. Yaitu dari bawah, kegiatan tugas (Activities and Tasks) merupakan kegiatan yang dilakukan secara terpisah yang diperlukan untuk mencapai hasil yang dapat diukur. Dan selanjutnya kumpulan Activity dan Tasks dikelompokkan kedalam proses TI yang memiliki permasalahan pengelolaan TI yang sama akan dikelompokkan kedalam domain. Maka konsep kerangka kerja dapat dilihat dari tiga sudut pandang, meliputi : Information Criteria, IT Resources, IT Processes, seperti terlihat pada gambar dibawah ini :
Cube COBIT (ITGI : 2007)
Model proses COBIT terdapat empat domain yang didalamnya terdapat 34 proses dalam memberikan informasi kepada dunia usaha sesuai dengan bisnis dan kebutuhan tata kelola teknologi informasi. Sehingga domain tersebut dapat diidentifikasikan yang terdiri dari 34 proses, yaitu (ITGI, 2007)
Plan and organize (PO)
Yaitu mencakup masalah mengidentifikasikan cara terbaik TI untuk memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan bisnis organisasi. Domain ini menitikberatkan pada proses perencanaan dan penyelarasan strategi TI dengan strategi organisasi. Domain PO terdiri dari 10 control objectives, meliputi :
² PO1 : Define a strategic IT plan
² PO2 : Define the information architecture
² PO3 : Determine technological direction
² PO4 : Define the IT processes, organization and relationships
² PO5 : Manage the IT investment
² PO6 : Communicate management aims and direction
² PO7 : Manage IT human resources
² PO8 : Manage quality human resource
² PO9 : Asses and manage IT risks
² PO10 : Manage projects
Acquire and Implement (AI)
Domain ini menitikberatkan pada proses pemilihan, pengadaan dan penerapan TI yang digunakan. Pelaksanaan strategi yang telah ditetapkan, harus disertai solusi-solusi TI yang sesuai solusi TI tersebut diadakan, diimplementasikan dan diintegrasikan kedalam proses bisnis organisasi. Dimana domain AI terdiri dari 7 control objectives, meliputi :
² AI1 : Identify automated solutions
² AI2 : Acquire and maintain application software
² AI3 : Acquire and maintain technology infrastructure
² AI4 : Enable operation and use
² AI5 : Procure IT resources
² AI6 : Manage changes
² AI7 : Install and accredit solutions and changes
Deliver and Support (DS)
Domain ini menitikberatkan pada proses pelayanan TI dan dukungan teknisnya yang meliputi hal keamanan sistem, kesinambungan layanan, pelatihan dan pendidikan untuk pengguna, dan pengelolaan data yang sedang berjalan. Dimana domain DS terdiri dari 13 control objectives, meliputi :
² DS1 : Define and manage service levels
² DS2 : Manage third-party services
² DS3 : Manage performance and capacity
² DS4 : Ensure continuous service
² DS5 : Ensure systems security
² DS6 : Identify and allocate costs
² DS7 : Educate and train users
² DS8 : Manage service desk and incidents
² DS9 : Manage the configuration
² DS10 : Manage problems
² DS11 : Manage data
² DS12 : Manage the physical environment
² DS13 : Manage operations
Monitor and Evaluate (ME)
Domain ini menitikberatkan pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi seluruh kendali-kendali yang diterapkan setiap proses TI harus diawasi dan dinilai kelayakannya secara berkala. Domain ini fokus pada masalah kendali-kendali yang diterapkan dalam organisasi, pemeriksaan internal dan eksternal. Dimana domain ME terdiri dari 4 control objectives, meliputi :
² ME1 : Monitor and evaluate IT performance
² ME2 : Monitor and evaluate internal control
² ME3 : Ensure regulatory compliance
² ME4 : Provide IT Governance
Maka dengan melakukan kontrol terhadap 34 control objectives tersebut, organisasi dapat memperoleh keyakinan akan kelayakan tata kelola dan kontrol yang diperlukan untuk lingkungan TI. Karena COBIT dirancang beriorientasi bisnis agar bisa digunakan banyak pihak, tetapi lebih penting lagi adalah sebagai panduan yang komprehensif bagi manajemen dan pemilik bisnis proses. Kebutuhan bisnis akan tercermin dari adanya kebutuhan informasi. Dan informasi itu sendiri perlu memenuhi kriteria kontrol tertentu, untuk mencapai tujuan bisnis.
Evaluasi Layanan BPJSTK Mobile Dengan Menggunakan Domain Deliver, Service and Support Berdasarkan Framework COBIT 5 (Studi Kasus : BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram)
Ulfatisa Cahyani1, Ismiarta Aknuranda2, Andi Reza Perdanakusuma3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya
Email: 1ulfatisa62@gmail.com, 2i.aknuranda@ub.ac.id, 3andireza@ub.ac.id
Abstrak
BPJS (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial) Ketenagakerjaan adalah program publik yang memberikan perlindungan bagi tenaga kerja. Dalam pelaksanaan tugasnya BPJS Ketenagakerjaan menerapkan teknologi informasi sebagai salah satu penunjang untuk pencapaian tujuan bisnis salah satunya adalah dengan mengembangkan layanan BPJSTK Mobile. BPJSTK Mobile adalah aplikasi pelayanan untuk peserta sebagai bentuk perluasan media layanan informasi yang dihadirkan untuk pekerja yang ingin memastikan pemenuhan hak-haknya oleh perusahaan. Pentingnya layanan BPJSTK Mobile untuk melakukan kegiatan operasional menjadikannya harus dalam kondisi yang optimal, namun kurangnya tata kelola dalam penerapan teknologi informasi mengakibatkan kurang optimalnya perusahaan dalam menjalankan tugas dan pencapaian tujuan, sehingga BPJSTK Mobile perlu dievaluasi agar perusahaan dapat mengukur apakah teknologi informasi yang diimplementasikan sudah sesuai dengan yang diharapkan. Pada penelitian ini, standar tata kelola teknologi informasi yang digunakan adalah COBIT 5 dengan domain Deliver, Support, Services (DSS). Hasil dari penelitian menunjukkan Capability Level dari proses DSS01 dan DSS02 berada pada level 2 yaitu managed process, proses DSS03, DSS04, DSS05 dan proses DSS06 berada pada level 1 yaitu performed process. Rekomendasi yang diberikan adalah memperbaiki kegiatan proses bisnis dengan memanfaatkan aplikasi secara optimal dan membuat Standard Operasional Procedure (SOP) yang lengkap terkait dengan teknologi informasi perusahaan.
Kata kunci: Evaluasi, Tata Kelola Teknologi Informasi, COBIT 5, DSS, Capability Level
Abstract
BPJS (Social Assurance Administering Institution) Employment is a public program that provides labor protection. In the implementation of its duties BPJS Employment applying information technology as one of support for achieving business goals one of them is by developing BPJSTK Mobile service. BPJSTK Mobile is a service application for participants as a form of expansion of the information service media presented to workers who want to ensure the fulfillment of their rights by the company. The importance of BPJSTK Mobile service to perform operational activities should be optimal, but the lack of governance in the application of information technology resulted in less optimal company in carrying out the task and achievement of goals, so that BPJSTK Mobile needs to be evaluated so that companies can measure whether the information technology implemented is appropriate with the expected. In this research, the information technology governance standard used is COBIT 5 with the Deliver, Support, Services (DSS) domain. The result of this research shows that the Capability Level of DSS01 and DSS02 process are at level 2, that are managed process. DSS03, DSS04, DSS05 and DSS06 process are at the 1st level performed process. Recommendations are to improve business process activities by optimally utilizing the application and create a complete Standard Operational Procedure (SOP) related to enterprise information technology.
Keywords: Evaluation, Information Technology Governance, COBIT 5, DSS, Capability Level
1. PENDAHULUAN
Saat ini TI menjadi salah satu bagian yang sangat penting bagi suatu perusahaan untuk mendukung pencapaian rencana strategis dan tujuan perusahaan, begitu juga BPJS Ketenagakerjaan memanfaatkan teknologi dalam memberikan informasi dan layanan menggunakan aplikasi berbasis mobile yang
diimplementasikan ke dalam proses operasionalnya. BPJS Ketenagakerjaan (Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan) adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang merupakan program publik yang memberikan perlindungan bagi tenaga kerja untuk mengatasi risiko sosial ekonomi tertentu dan penyelenggaraan nya menggunakan mekanisme asuransi sosial. (BPJS,2014)
BPJSTK Mobile adalah suatu bentuk pemanfaatan TI yang berupa layanan perangkat lunak yang dibuat untuk memberi keefektifan bagi anggota BPJS Ketenagakerjaan untuk mendapatkan informasi yang berkaitan dengan program pelayanan yang dapat di akses dimanapun dan kapanpun. Pentingnya layanan BPJSTK Mobile untuk melakukan kegiatan operasional menjadikannya harus dalam kondisi yang optimal, sehingga BPJSTK Mobile perlu dievaluasi agar perusahaan dapat mengukur apakah TI yang diimplementasikan sudah sesuai dengan yang diharapkan. (BPJS, 2014)
Berdasarkan data keluhan yang didapat dari pihak BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram, terdapat komplain yang di tujukan kepada perusahaan terkait dengan fungsi BPJSTK Mobile yang dirasa kurang sesuai dengan tujuan pembuatannya. Data keluhan dapat dibuktikan dengan melihat banyak komentar pada google play store serta pengaduan komplain secara langsung oleh pengguna kepada perusahaan. Pihak BPJS Ketenagakerjaan dinilai masih lamban dalam merespon keluhan dan permintaan peserta BPJS, hal ini terjadi karena kurangnya personil TI dalam kantor Cabang, hanya ada satu orang penata Madya TI. Sedangkan aplikasi BPJSTK Mobile dibuat untuk memudahkan peserta agar dapat melakukan transaksi secara online, yang diharapkan pelaksanaan transaksi bisa lebih efektif dan efisien karena peserta tidak
harus mendatangkan Kantor BPJS Ketenagakerjaan.
Evaluasi TI memiliki beberapa standar yang digunakan untuk penelitian, diantaranya menggunakan framework COBIT 5 yang merupakan standar komprehensif yang
membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan menghasilkan nilai melalui tata kelola dan manajemen TI yang efektif. COBIT 5 sesuai digunakan untuk mengevaluasi TI di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram karena COBIT 5 membantu perusahaan untuk menciptakan nilai TI yang optimal dengan menjaga keseimbangan antara mewujudkan manfaat dan mengoptimalisasi tingkat risiko dan sumber yang digunakan. Terdapat 5 domain dan 37 proses yang ada pada COBIT 5. Alasan domain DSS dipilih karena dianggap sesuai dengan kondisi BPJSTK Mobile saat ini. Dengan kondisi teknologi informasi di BPJS Ketenagakerjaan yang sedang berlangsung dan kebutuhan untuk mengirimkan layanan, melayani, dan mendukung layanan teknologi informasi, maka Domain DSS yang dianggap sesuai dengan hal tersebut. Domain lain seperti APO (Align, Plan, and Organize) dirasa akan sesuai diterapkan pada tata kelola teknologi informasi yang belum dijalankan atau akan dijalankan, domain BAI (Build, Acquire, and Implement) dirasa akan sesuai jika diterapkan pada unit khusus yang berperan sebagai pembangun (developer) atau memperbaiki tata kelola teknologi informasi yang sudah ada, domain MEA (Monitor, Evaluate, and Asses) dirasa akan sesuai diterapkan untuk kondisi yang telah dibangun dan berlangsung, dan pelaksanaan monitoring dilakukan oleh pihak internal.
Penelitian mengenai evaluasi teknologi informasi menggunakan kerangka kerja COBIT 5 telah dilakukan sebelumnya (Al-Rasyid, 2016) untuk mengukur capability level aplikasi SIM BL pada bagian Unit CDC PT Telkom Pusat. Domain yang digunakan adalah domain DSS karena fokus pada penilaian pengiriman dan layanan teknologi informasi serta dukungannya
termasuk pengelolaan masalah agar keberlanjutan layanan tetap terjaga. Dari hasil penilaian didapatkan bahwa untuk DSS01, DSS03, DSS04, DSS05 dan DSS06 berada pada level 4, yaitu Predictable Process, dan Level target yang ingin dicapai adalah 5 yaitu Optimizing process, sehingga berdasarkan analisis gap secara garis besar perlu adanya peningkatan Capability Level dari kondisi existing dari sisi peningkatan aktivitas dengan rekomendasinya yaitu memaksimalkan yang sudah berjalan baik dan melakukan inovasi dalam aktivitas untuk mempercepat tercapainya tujuan.
Penelitian ini bertujuan untuk menilai sejauh mana tingkat kemampuan (capability level) teknologi informasi pada penerapan BPJSTK Mobile dengan judul “Evaluasi Layanan BPJSTK Mobile dengan menggunakan domain Deliver, Service and Support berdasarkan framework COBIT 5 (Studi Kasus: BPJS
Ketenagakerjaan Cabang Mataram)”. Diharapkan dengan penerapan evaluasi teknologi informasi tersebut dapat mengukur tingkat kemampuan (capability level) dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan teknologi informasi serta analisis kesenjangan (gap analysis) dari hasil evaluasi tersebut
2. LANDASAN KEPUSTAKAAN
2.1 Evaluasi
Evaluasi adalah suatu kegiatan penelitian yang sistematismencakup pemberian nilai, atribut, apresiasi, pengenalan masalah, dan pemberian solusi untuk menentukan apakah suatu sistem atau nilai bekerja dengan seharusnya dan memiliki manfaat dan nilai yang diharapkan, sehingga informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil sebuah keputusan dan kebijakan bagi decision maker.
2.2 Tata Kelola TI
Menurut (Institute,2007), “Tata kelola teknologi informasi adalah pertangungjawaban dewan direksi dan manajemen eksekutif. Hal ini, merupakan bagian yang terintegrasi dengan tata kelola perusahaan dan berisi kepemimpinan dan struktur serta proses organisasi yang menjamin
bahwa organisasi teknologi informasi mengandung dan mendukung strategi serta tujuan bisnis.”
Dari pernyataan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Tata Kelola TI merupakan bagian dari tata kelola perusahaan dan yang terdiri dari kepemimpinan dan struktur organisasi serta proses-prosesnya, yang digunakan untuk untuk memastikan bahwa TI perusahaan memelihara dan memperluas strategi dan sasaran perusahaan.
2.3 COBIT 5
COBIT 5 merupakan sebuah kerangka menyeluruh yang dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan. COBIT 5 memungkinkan TI untuk dikelola dan diatur dalam cara yang lebih menyeluruh untuk seluruh lingkup perusahaan, meliputi seluruh lingkup bisnis dan lingkup area fungsional TI, dengan mempertimbangkan kepentingan para stakeholder internal dan eksternal yang berhubungan dengan TI. COBIT 5 didasarkan pada lima prinsip kunci untuk tata kelola dan manajemen TI perusahaan. Kelima prinsip ini memungkinkan perusahaan untuk membangun sebuah kerangka tata kelola dan manajemen yang efektif dan efisien, yang dapat mengoptimalkan investasi dan penggunaan TI untuk mendapatkan keuntungan bagi para stakeholder (ISACA, 2012).
2.3.1 Prinsip COBIT 5
Terdapat 5 (lima) prinsip kunci dalam COBIT 5 seperti Gambar berikut ini :
1. Memenuhi Kebutuhan Stakeholder
2. Melingkupi Seluruh Perusahaan
3. Menerapkan Suatu Kerangka Tunggal yang Terintegrasi
4. Menggunakan sebuah pendekatan yang menyeluruh
5. Pemisahan Tata Kelola Dari Manajemen
Kerangka COBIT 5 memuat suatu perbedaan yang jelas antara tata kelola dan manajemen. Dua disiplin yang berbeda ini juga meliputi aktivitas yang berbeda, memerlukan struktur organisasi yang berbeda dan melayani tujuan yang berbeda pula.
Gambar diatas menjelaskan bahwa dalam COBIT 5 terdapat pemisahan antara proses tata kelola dan proses manajemen (ISACA,2012). Kunci perbedaan antara tata kelola dan manajemen menurut COBIT 5 adalah :
a. Governance, menjamin kebutuhan stakeholder, kondisi-kondisi dan pilihan-pilihan selalu dievaluasi untuk menentukan tujuan perusahaan yang seimbang dan disepakati untuk dicapai, menentukan arah
melalui penentuan prioritas dan pengambilan keputusan dan memantau pemenuhan unjuk kerja terhadap tujuan dan arah yang disepakati.
b.Management, bertugas untuk merencanakan, membangun, menjalankan dan memantau aktivitas dalam rangka penyelarasan dengan arah perusahaan yang telah ditentukan oleh badan pengelola (tata kelola), untuk mencapai tujuan perusahaan. Bagaimanapun juga, berdasarkan peranan
tata kelola untuk mengevaluasi, mengarahkan dan memantau diperlukan suatu interaksi antara tata kelola dan manajemen untuk menghasilkan sistem tata kelola yang efektif dan efisien.
2.4 Domain DSS (Deliver, Service, Support)
Deliver, Service, and Support (DSS) Menerima solusi dan membuatnya dapat digunakan bagi pengguna akhir. Domain ini berkaitan dengan pengiriman/ penyampaian yang aktual dan dukungan layanan yang
dibutuhkan, yang meliputi pelayanan, pengelolaan keamanan dan kontinuitas, dukungan layanan bagi pengguna serta manajemen data dan fasilitas operasional.
Domain DSS terdiri dari 6 control objective, yakni sebagai berikut :
1. DSS01 – Mengelola Operasi
Mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan prosedur operasional yang dibutuhkan untuk memberikan layanan IT kepada internal maupun outsourced, termasuk pelaksanaan eksekusi dari standar operasi prosedur yang telah ditetapkan dan kegiatan pemantauan yang diperlukan.
2. DSS02 – Manage Service Request and Incidents
Memberikan respon yang tepat waktu dan efektif untuk permintaan pengguna dan penyelesaian terhadap semua jenis insiden.
3. DSS03 – Manage Problems
Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan masalah dan akar penyebab masalah dan memberikan resolusi yang tepat waktu untuk mencegah insiden berulang serta memberikan rekomendasi untuk perbaikan.
4. DSS04 – Manage Continuity
Membangun dan memelihara rencana untuk memungkinkan bisnis dan TI dalam menanggapi insiden dan gangguan dalam rangka melanjutkan pelaksanaan proses bisnis yang penting dan layanan TI yang diperlukan dan menjaga ketersediaan informasi pada tingkat yang dapat diterima oleh perusahaan.
5. DSS05 – Manage Security Services
Melindungi informasi perusahaan untuk mempertahankan tingkat resiko keamanan informasi yang dapat diterima oleh perusahaan sesuai dengan kebijakan keamanan.
6. DSS06 – Manage Business Process Controls
Mendefinisikan dan memelihara proses bisnis yang tepat kontrol untuk memastikan bahwa informasi yang terkait dan diproses oleh proses bisnis outsourcing memenuhi semua persyaratan pengendalian informasi yang relevan.
Diagram RACI
Matriks penugasan tanggung jawab (responsibility assignment matrix, RAM), atau lebih dikenal dengan istilah RACI, adalah matriks yang menggambarkan peran berbagai pihak dalam penyelesaian suatu pekerjaan dalam suatu proyek atau proses bisnis. RACI merupakan akronim dari empat peran yaitu responsible, accountable, consulted dan informed. Berikut keterangan tentang tiap peran dalam diagram RACI:
a. Responsible (pelaksana)
b. Accountable atau Approver (penanggungjawab)
c. Consulted (penasihat atau pengarah)
d. Informed (penginformasi)
3. METODOLOGI PENELITIAN
Alur kerja penelitian digambarkan pada Gambar berikut:
4. SURVEY DAN PENGUMPULAN DATA
4.1 Perhitungan RACI Chart
Responden kuesioner berjumlah 3 orang yang terdiri dari bagian-bagian yang bersangkutan dengan penelitian yang sesuai dengan domain DSS. Responden terdiri dari bagian Penata Madya TI, Kepala Bagian Keungan & TI, dan Kepala Cabang. Pembuatan kuesioner didasarkan pada ebook COBIT 5 Enabling Processes.
4.2. Hasil Capability Level
Hasil Capability Level ditentukan berdasarkan hasil dari kuisioner yang telah diisi oleh responden. Hasil tersebut merupakan nilai dari keadaan perusahaan saat ini. Nantinya hasil capability level tersebut akan dibandingkan dengan target level yang perusahaan ingin untuk capai kedepannya. Perbandingan dari keduanya akan menjadi Gap Analysis yang berguna untuk pemberian rekomendasi untuk perusahaan.
4.3 Penilaian Proses Capability Level
Tabel detail penilaian Capability Level sebuah proses berdasarkan kuesioner yang telah diisi oleh masing-masing 3 orang responden dari hasil analisis RACI Chart pada proses DSS01 - DSS06. Responden 1 yaitu Kepala Bagian Keuangan & TI yang berkompeten dalam mengisi kuesioner pada proses DSS01, DSS02, DSS03, DSS04, dan DSS05. Responden 2 yaitu Penata Madya TI yang berkompeten dalam mengisi kuesioner pada proses DSS02 dan DSS03. Responden 3 yaitu Kepala Cabang yang berkompeten dalam mengisi kuesioner pada proses DSS06. Hasil kuisioner dapat dilihat pada Tabel 2 - 7 berikut.
• Kondisi Existing DSS01
Hasil capability level berada pada level 2 yaitu managed process yang artinya proses
yangdijalankansekarangtelah
diimplementasikan dan dimonitoring kemudian hasil dikelola dengan baik
(ditentukan requirement-nya dan didokumentasikan). Kondisi saat ini dari DSS01 pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram adalah sebagai berikut:
1. Telah menjalankan absensi dan rekap dengan baik. Absensi dilakukan melalui fingerprint.
2. Pemeliharaan dan pelaksanaan prosedur operasional dan aktivitas BPJSTK Mobile belum memiliki laporan pengukuran setiap kurun waktu tertentu. SOP (Standard Operating Procedure) pada sebuah aktivitas tertentu tidak tersedia/tidak sempurna.
3. Telah dilakukan sosialisasi dan Training of Trainer (TOT) untuk outsourced pada Kantor Cabang.
4. Tersedia sistem pelaporan dan
dashboard untuk Business Perfomance serta laporan dan analisis sehingga memudahkan dalam peninjauan ulang data.
5. Dalam memanage environment BPJS
Ketenagakerjaan menjalankan kehendak sesuai dengan yang ditetapkan SDM.
6. Pengelolaan dan penjagaan fasilitas, ada dalam pengawasan CCTV dan Satpam yang bertugas.
• Kondisi Existing DSS02
Hasil capability level berada pada level 2 yaitu managed process yang artinya proses
yangdijalankansekarangtelah
diimplementasikan dan dimonitoring kemudian hasil dikelola dengan baik
(ditentukan requirement-nya dan didokumentasikan). Kondisi saat ini dari DSS02 pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram adalah sebagai berikut:
1. Dalam menjalankan layanan insiden dan permintaan layanan belum dibuat
skema layanan/SOP (Standard Operasional Procedure) mengenai request insiden.
2. Terdapat klasifikasi dan prioritas terhadap permintaan layanan insiden sesuai dengan tingkat prioritasnya. Tetapi dokumentasinya masih belum ada.
3. Pendokumentasian insiden hanya melalui fitur layanan pengaduan dan belum ada dokumentasi secara printout.
4. Belum ada yang pihak khusus yang memonitoring bagaimana tindakan terhadap insiden yang ada, karena kurangnya SDM di Kantor Cabang.
5. Rekapitulasi dan Analisa terhadap insiden dilakukan secara informal dan belum terjadwal.
• Kondisi Existing DSS03
Hasil capability level berada pada level 1 yaitu performed process yang artinya proses yang diimplementasi telah mencapai tujuannya, tetapi belum ada manajemen yang mendukung. Kondisi saat ini dari DSS03 pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram adalah sebagai berikut:
1. Penyelesaianinsidenhanya
melibatkan orang-orang yang bersangkutan.
2. Tidak ada pertemuan rutin yang membahas mengenai penganalisisan solusi-solusi, pembahasan dilakukan saat dilakukan rapat dan hanya terdokumentasi dalam notulensi.
3. Penyelesaian dan penutupan insiden dilakukan dengan baik, direkam dalam server. Dilakukan pengawasan dan evaluasi, tetapi belum bersifat
periodik, sehingga belum dikomunikasikan dengan baik untuk mencegah adanya insiden yang terjadi
di masa depan atau untuk mengidentifikasi adanya tren baru yang mungkin menyebabkan insiden.
• Kondisi Existing DSS04
Hasil capability level berada pada level 1 yaitu performed process yang artinya proses yang diimplementasi telah mencapai tujuannya, dilakukan tetapi belum ada manajemen yang mendukung. Kondisi saat ini dari DSS04 pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram adalah sebagai berikut:
Dilakukan pemantauan terhadap proses bisnis yang berlangsung dalam BPJS Ketenagakerjaan.
2. Belum didefinisikan strategi antisipasi terhadap gangguan teknis yang mungkin terjadi, karena kurangnya sumber daya manusia yang memliki keahlian dalam hal tesebut di kantor Cabang, sehingga bila ada gangguan terkait teknis BPJSTK Mobile yang menangani adalah kantor Pusat. Sedangkan gangguan non teknis diselesaikan dengan kebijakan.
3. Tidak adanya dokumen BPC (Bussines
Plan Continuity) yang mendokumentasikan prosedur dan informasi yang digunakan untuk kemungkinan perusahaan melanjutkan kegiatan apabila terjadi insiden.
4. Sudah ada sesi pelatihan regular untuk semua pihak mengenai prosedur peran dan tanggung jawab. Pelatihan terhadap perencanaan TI yang berkelanjutan masih bersifat umum, seperti komunikasi secara informal.
5. Informasi-informasi bisnis yang penting dikelola dan dijaga dengan baik dilakukan backup data.
• Kondisi Existing DSS05
Hasil capability level berada pada level 1 yaitu performed process yang artinya proses yang diimplementasi telah mencapai tujuannya, dilakukan tetapi belum ada manajemen yang mendukung. Kondisi saat ini dari DSS05 pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram adalah sebagai berikut:
1. Dalam melindungi teknologi informasi dan teknologi dari malware, Penata Madya TI melakukan tindakan seperti menggunakan sistem operasi berbasis open source, mewajibkan penggunaan antivirus pada komputer dengan sistem operasi Windows serta penggunaan aplikasi firewall dan antispam.
2. Dalam melindungi teknologi informasi dan teknologi dari malware, Penata Madya TI melakukan tindakan seperti menggunakan sistem operasi berbasis open source, mewajibkan penggunaan antivirus pada komputer dengan sistem operasi Windows serta penggunaan aplikasi firewall dan antispam.
• Kondisi Existing DSS05
Hasil capability level berada pada level 1 yaitu performed process yang artinya proses yang diimplementasi telah mencapai tujuannya, dilakukan tetapi belum ada manajemen yang mendukung. Kondisi saat ini dari DSS06 pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram adalah sebagai berikut:
1. Belum adanya penyelarasan aktivitas control yang ada di proses bisnis dengan tujuan BPJSTK Mobile.
2. Peran, tanggungjawab, tingkat wewenang dan pemisah tugas yang diperlukan untuk mendukung tujuan proses bisnis telah didefinisikan di dalam dokumen jobdesk perdir 24.
3. Telah dilakukan koreksi oleh pihak yang bertanggung jawab untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang kemudian dianalisis, dilaporkan dan didiskusikan dengan staff lainnya.
4. Terdapat dokumen history yang nantinya dapat digunakan untuk penelusuran dan pencegahan agar kesahalan tak terjadi lagi.
5. PEMBAHASAN
Pada sub bab ini dilakukan analisis
rekomendasi yang dilakukan berdasarkan hasil data kuesioner dari bab sebelumnya. Hal ini dilakukan agar dapat membantu BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram dalam memperbaiki teknologi informasi khususnya layanan BPJSTK Mobile yang menjadi salah satu layanan terpenting dalam BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram.
5.1 Analisis Gap
Gap Analysis adalah perbandingan kinerja aktual dengan kinerja potensial atau yang diharapkan. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram dengan menggunakan framework COBIT 5 pada domain DSS, diperoleh hasil capability level untuk keseluruhan proses beserta dengan level target pada tabel berikut :
Rata-rata gap antara level saat ini dengan level target adalah satu tingkat, berikut gambaran umum rekomendasi keseluruhan proses yang disusun agar bisa mencapai level target adalah sebagai berikut :
1. Membuat penerapan pengukuran layanan yang harus dipenuhi dalam tiap proses bisnis untuk terjaminnya BPJSTK Mobile berjalan dengan baik.
2. Membuat sistem monitoring dan evaluasi yang tepat terhadap proses bisnis untuk mengoptimalkan keberlangsungan BPJSTK Mobile.
3. Membuat dokumentasi atau laporan mengenai keseluruhan hasil proses yang berlangsung, dan juga pelanggaran yang terjadi sebagai bahan evaluasi dan pengembangan keberlanjutannya.
4. Membuat dan menjaga dengan baik pendokumentasian informasi yang dapat meningkatkan/menjaga keberlangsungan jalannya layanan BPJSTK Mobile.
5.2 Rekomendasi
Rekomendasi dibuat berdasarkan hasil kuisioner, wawancara dan analisis best practices pada setiap subdomain. (ITGI, 2007)
5.2.1 Rekomendasi DSS01
Untuk mencapai level target yang diinginkan yaitu level 3, maka yang perlu dilakukan adalah :
1. Membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang lengkap agar dapat digunakan
sebagai panduan prosedur pengoperasionalan.
2. Melakukan analisis perangkat IT untuk mencegah ancaman yang timbul dari tindakan manusia seperti pencurian, bahaya konsleting dll.
3. Melakukan penilaian terhadap infrastruktur yang dimilki dan dibuat dokumentasinya untuk bahan evaluasi kedepan.
4. Menindak lanjuti hasil audit independen terhadap kualitas layanan, lingkungan dan dengan pihak luar yang menjalin kerjasama, apabila dari audit independent tidak ada maka ditambahkan sendiri.
5.2.2 Rekomendasi DSS02
Untuk mencapai level target yang diinginkan yaitu level 3, maka yang perlu dilakukan adalah :
1. Membuat dokumen baku (lebih tersistematik) yang berkaitan dengan
permintaan layanan, keluhan/adanya insiden serta penanganan insiden tersebut.
2. Membuat dokumentasi klasifikasi layanan insiden sesuai dengan jenis-jenisnya agar dapat diselesaikan dengan tepat waktu dan efektif.
3. Membuat prosedur untuk verifikasi dalam proses penyelesaian insiden secara detail.
4. Melakukan pertemuan rutin guna membahas layanan permintaan dan layanan insiden yang terjadi.
5. Membuat dokumentasi terhadap resolusi atau solusi alternative terhadap pemecahan insiden dan mengevaluasinya.
5.2.3 Rekomendasi DSS03
Untuk mencapai level target yang diinginkan yaitu level 2, maka yang perlu dilakukan adalah :
1. Melakukan pemantauan terhadap kinerja penyelesaian masalah yang ditentukan.
2. Mendokumentasikan dan mengalisa kembali laporan masalah yang ada baik yang sudah terselesaikan maupun yang belum terselesaikan.
3. Menganalisa akar – akar permasalahan yang muncul dan pemecahan masalah, kemudian mendokumentasikannya supaya tidak terjadi masalah yang sama.
4. Membuat sistem/skema yang dapat
mengetahui jalannya penyelesaian pemecahan masalah yang ada agar dapat dipantau oleh pihak atasan.
5. Membuat dokumentasi terkait solusi – solusi dalam pemecahan masalah.
6. Memebuat analisa pengalokasian sumberdaya yang akan digunakan untuk mengoptimalkan resource yang dimiliki.
5.2.4 Rekomendasi DSS04
Untuk mencapai level target yang diinginkan yaitu level 2, maka yang perlu dilakukan adalah :
1. Melakukan pengukuran keberlangsungan proses bisnis untuk mengetahui tingkat kematangannya dan kesenjangan proses bisnis, didokumentasikan dan dievaluasi.
2. Mengukur kesesuaian kebijakan yang dibuat dalam keberlangsungan proses bisnis.
3. Membuat skema atau sistem yang berisi
respon terhadap insiden dan kominukasinya, mendokumentasikan dan dievaluasi.
4. Membuat business continuity plan (BCP) untuk pengembangan proses bisnis dan dokumentasikan.
5. Melakukan review manajemen secara rutin.
6. Melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap tujuan pelatihan.
7. Membuat ketetapan ukuran – ukuran untuk
pengambangan latihan sumberdaya manusia yang dimiliki, dan dipantau keberlangsungannya.
5.2.5 Rekomendasi DSS05
Untuk mencapai level target yang diinginkan yaitu level 2, maka yang perlu dilakukan adalah :
1. Membuat aturan tertulis yang menyatakan semua pegawai untuk melindungi sistem informasi dan teknologi dari malware.
2. Membuat prosedur dan mendokumentasikan pengecekan secara rutin terhadap keamanan perangkat lunak yang digunakan.
3. Membuat aturan tertulis mengenai keamanan konektifitas dan perangkat endpoint (misal laptop, server, perangkat Mobile atau software).
4. Memberikan peringatan kepada semua pegawai akan kedasarannya terhadap keamanan sistem dan perangkat yang dimiliki.
5. Melakukan evaluasi yang dilakukan rutin, minimal tiap 3 bulan sekali terhadap sistem informasi yang dikhawatirkan dapat timbul potensi ancaman baru.
5.2.6 Rekomendasi DSS06
Untuk mencapai level target yang diinginkan yaitu level 2, maka yang perlu dilakukan adalah :
1. Menetapkan ukuran-ukuran goal dari proses bisnis, mendokumentasikan dan dievaluasi.
2. Membuat laporan dari kontrol pemrosesan agar mudah diketahui gejala - gejala yang timbul.
3. Mendokumentasikan dengan baik rekaman transaksi dan rekaman keluhan dalam dokumen yang lebih tersistematik yang nantinya dapat digunakan sebagai bukti untuk mengukur keberlangsungan bisnis.
4. Mereview penyimpangan - penyimpangan yang terjadi dalam keberlangsungan prose bisnis, mendokumentasikan dan dievaluasi.
5. Membuat kebijakan terhadap pemberian hukuman kepada pegawai yang melakukan
pelanggaran - pelanggaran dalam pemantauan kegiatan proses bisnis.
6. Menyimpang dengan baik atau mengarsipkan data seperti sumber informasi, rekaman transaksi untuk dijadikan bukti dalam pengukuran penilaian keberlangsungan proses bisnis dan dapat sebagai rekomendasi.
6. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang dilakukan pada layanan BPJSTK Mobile di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Mataram, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Evaluasi dilakukan menggunakan kerangka kerja framework COBIT 5 dan menggunakan domain DSS (Delivery, Service and Support) yang dipilih karena sistem telah direncanakan (plan), telah dibangun (build) dan sekarang sedang dijalankan (run). Domain DSS terdiri dari 6 proses yaitu DSS01, DSS02, DSS03, DSS04, DSS05, dan DSS06.
2. Dari hasil evaluasi tingkat kemampuan (Capability Level) diketahui ada 2 proses yang mempunyai level kapabilitas 2 yaitu DSS01 dan DSS02. Ada 4 proses yang memiliki level kapabilitas 1 yaitu DSS03, DSS04, DSS05, DSS06.
3. Menurut level kapabilitas masing-masing proses, ditentukan level target masing-masing proses yaitu berupa 1 level di atas
level kapabilitas, yang ditentukan berdasarkan analisis dan juga persetujuan dengan instansi terkait, sehingga didapat level target untuk DSS03, DSS04, DSS05 dan DSS06 adalah level 2, untubk DSS01 dan DSS02 adalah level 3.
4. Level capability keseluruhan yang diperoleh berdasarkan keseluruhan rata-rata adalah 1 (performed process), yang berarti sudah diterapkan dan mencapai tujuannya, tetapi belum ada standar penerapan dalam melakukan proses tersebut, belum terdokumentasi dan dikomunikasikan dengan baik.
Untuk penelitian selanjutnya, saran yang diberikan adalah sebagai berikut :
1. Sebaiknya menggunakan domain lain yang ada pada kerangka kerja framework COBIT 5 untuk mengevaluasi teknologi informasi yang ada pada suatu instansi sesuai dengan tujuan dan studi kasus yang diambil. Empat domain selain DSS yaitu domain EDM (Evaluate, Direct, Monitor), domain APO (Align, Plan and Organise), domain BAI
(Build, Acquire and Implement), dan MEA (Monitor, Evaluate and Assess).
2. Peneliti sebaiknya memberikan pengenalan kepada calon responden terkait framework / domain yang akan digunakan, sehingga isian data kuesioner yang nanti diberikan akan lebih objektif.
DAFTAR PUSTAKA
Al-Rasyid, A., 2016. Analisis Audit Sistem Informasi Berbasis COBIT 5 Pada Domain Deliver, Service, and Support (DSS) (Studi Kasus: SIM-BL di Unit CDC PT Telkom Pusat. Tbk).
Institute, 2007. IT Governance Guide using COBIT ed.s.l.:www.itgi.org.
ISACA, 2012. A Business Framework for the Governance and Management of Enterprise IT. COBIT ed. s.l.:www.isaca.org.
Ketenagakerjaan, B., 2014. BPJS
Ketenagakerjaan. [Online]
Available at: http://www.bpjsketenagakerjaan.go.id/ [Accessed 4 Februari 2017].
IT Governance Institute. (2007), “COBIT 4.1 Framework Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models”, IT Governance Institute.
https://id.wikipedia.org/wiki/COBIT
http://mymuse7.blogspot.co.id/2014/11/pengertian-cobit.html
http://www.kajianpustaka.com/2014/02/pengertian-sejarah-dan-komponen-cobit.html
http://lukmanprayogi20.blogspot.co.id/2016/01/pengertian-cobit-dan-sejarahnya.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar